Oversigt
KTK86 kluborganisation
Generelt:
Udviklingsplanen for 2011-2013 fokuserer på at skabe kontinuitet i klubbens drift og udvikling, hvilket også kræver kontinuitet i bestyrelse og udvalg. For at opnå dette, vil vi definere opgaverne for alle ”organer” i klubben, således nye medlemmer (i bestyrelse eller udvalg) hurtigt kan få et overblik over, hvilke opgaver der påhviler dem. Hermed skal opgavefordelingen ikke gennemarbejdes hver gang, der skiftes ud i klubbens ”organer” (dette har vist sig meget ressourcekrævende!). Herudover vil vi bestræbe os på at have 4 (minimum 3) medlemmer i hvert udvalg, således der er stor chance for gengangere fra valgperiode til valgperiode, der kender arbejdsgangene i klubben. Der sigtes også mod en fuld bestyrelse på 9 personer (inkl. Suppleanter). Med 6 udvalg på 4 personer og en fuldtallig bestyrelse, når vi op på 35 frivillige til at løfte klubbens opgaver. Hermed håber vi, at arbejdsbyrden er velfordelt, og at vi ikke oplever flugt fra de frivillige poster pga. stort arbejdspres. Denne fordeling af opgaver er særligt vigtig i de kommende år, idet klubben er vokset betydeligt, og den totale arbejdsbyrde er vokset sammen med (også sammen med den udviklingsplan, som vi p.t. prøver at gennemføre).
Med udspredningen af meget af arbejdet på de 6 udvalg, så er det vigtigt, at kommunikationen i klubben er åben og klar. Derfor ønskes følgende opfyldt:
- a. Udvalgene sender hvert kvartal en kort opdatering til bestyrelsen med spørgsmål/ændringer/opgavestatus.
- b. Udvalg og bestyrelse skal offentliggøre beslutningsreferat el. nyhed efter møder på hjemmesiden.
- c. Udvalg og bestyrelse sørger for, at deres side på hjemmesiden altid er opdateret mht. opgaver, navne o.l. Bestyrelsen er ansvarlig for øvrige informationssiders indhold på hjemmesiden.
En vigtig opgave for alle udvalg er desuden, at udvalgene afklarer deres årsbudget med bestyrelsen inden december året inden.
Generalforsamlingen:
Står for årlig godkendelse af regnskab, budget og bestyrelsens + udvalgenes styring af klubben (herunder handleplaner/udviklingsplan).
Bestyrelsen:
- Udviklingsplan, vision, værdier og regler
- Generel prioritering og uddelegering af opgaver i klubben
- Overordnet klubøkonomi, budget, regnskab, kontingentfastsættelse, løn
- Medlemshåndtering (ind- og udmeldelse, venteliste, DTRIF klubmodul)
- Samarbejde med udvalg (fastsættelse af budget og kvartalsvis dialog om opgaver)
- Afholdelse af generalforsamling og infomøder
- Repræsentant i TTC
- Faciliteter som klubhus, svømmehaller, løbebane (Kontakt til B93, Team Bade, KBH kommune)
- Eksternt samarbejde (DTRIF, Sport2100 o.l.)
- Månedligt bestyrelsesmøde inkl. referat til hjemmesiden baseret på dagsorden (To do liste)
Træningsudvalg (arbejder tæt sammen med klubtræner, der fungerer som konsulent):
- Ansætte trænere (søgning, kontrakt, løn afstemmes med bestyrelse)
- Overordnet træningsstrategi (træningsformer og antal pas, opstartsprogram for nye o.l.)
- Fordeling af midler (beløb aftales med bestyrelse)
- Koordination med trænere
- Træningsnyheder på hjemmeside
- Specialtræninger (temadage, træningslejre, gæstetrænere)
Eliteudvalg:
- Elitepolitik (krav til atleter, position i klubben, optagelseskrav)
- Økonomi herunder udgifter til TTC, udstyr, stævner og rejser som aftales med bestyrelsen
- TTC (så længe vi er i TTC) ansøgning og samarbejde i styregruppe
- Talentpolitik og handleplan for talentudvikling
- Nyhedsformidling, samt til TTC og evt. andre medier (f.eks. klubbens hjemmeside) ved stævneresultater
Aktivitetsudvalg:
- Foredrag m./u. triathlon-relevans
- Fester (Klub/Grill m.fl.?)
- Sociale arrangementer (Brunch, bio m.m.)
- Evt. træningslejr i samarbejde med træningsudvalg
Sponsorudvalg:
- Klubtøj (design/fabrikant)
- Sponsoraftaler m. butik(ker), mærker, eksterne sponsorer
- Fondssøgning (muligt alternativ til typisk sponsorarbejde, hvor frivillige i klubben kan inddrages)
Stævneudvalg:
- KlubCup i overensstemmelse med kampplan
- Afholdelse af stævner
- Arrangere hjælpere til eksterne stævner (F.eks. Challenge)
Kommunikationsudvalg:
- Vedligehold af hjemmeside og medlemshåndteringssystem (funktionalitet – ikke indhold)
- Offentliggørelse af nyheder/referater eller oprettelse af administratorer hertil
- Månedens profil (varetages p.t. 2011 af næstformanden i bestyrelsen)
Klubtræner (trænerkontrakten er selvfølgelig den afgørende, men her er et overblik):
- Sparringspartner for træningsudvalg omkring sæsonplan, trænere, træningsstruktur.
- Kampprogram
- Detailplaner offentliggøres for hver måned
- Står for eller koordinerer ugens hovedtræningspas og tematræninger